ATA DA REUNIÃO ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS  21/05/2016

Presentes na reunião:

Daniela Pilla

Geórgia

Luciane Giannotti

Rogério Matheus

Fabiola

Sindamayá

Rosangela D’Ávila

Raissom D’Avila

O objetivo da reunião inicialmente era em organizar um evento para a evangelização infantil da Casa da Volta do Campo, porem conforme foram surgindo as idéias, chegou-se a um consenso em organizar 4 eventos em parceria com a casa.

Os eventos a serem realizados até o final do ano serão: O Chá-Bingo “julino” com brechó (23/07/2016), O dia das Crianças (08/10/2016), Encerramento da Evangelização + Natal Evangelização (5/11/2016) e Galeto Beneficente para encerramento das atividades da casa (10/12/2016).

Devido à proximidade das datas a reunião ficou centrada na organização do Chá-Bingo do mês de julho/2016, embora também os outros eventos tenham sofridos apontamentos, mas que serão melhor abordados em outras reuniões de organização.

CHÁ-BINGO JULINO com brechó: Este evento tem como objetivo promover a casa e o brechó aproveitando festividade de São João, mas para o mês de Julho em função do tempo de divulgação do evento.

Itens a serem observados para este evento.

Pipoca (para a criançada da evangelização que estará assistindo a um filme durante o evento)

Enfeites com bandeiras de revistas e jornais (para decoração da casa)

Cinema para as Crianças (filme a ser exposto na sala grande dos trabalhos e Data-Show)

Locação de mesas e cadeiras para o evento

Levantamento de louças da casa para o Chá

Espaço do Brechó (sala de espera da apometria e o espaço do próprio brechó da casa)

Chá- Bingo ( sala de espera da Umbanda)

Cozinha da Umbanda.

Em relação às pipocas, foi decidido que a Geórgia (Gê) iria verificar a aquisição de uma pipoqueira de 7 litros, permante para a casa a um custo de  R$ 139,90 a ser descontado do valor de fundo da evangelização (R$ 528,00).

Também ficou decidido que dia 04/06/2016 será realizada uma reunião com dados de levantamentos e custos para organização final deste evento bem como coordenação de arrumação e separação de roupas do brechó para este evento.

Com a finalidade de algumas questões a serem trabalhadas e decididas na reunião do dia 04/06/2016, foram delegadas algumas tarefas e responsabilidades entre os envolvidos da presente reunião.

Orçamento de mesas e cadeiras – ficou a cargo da Geórgia (Gê) e Daniela Pilla trazer os orçamentos para a próxima reunião. Foi sugerida a empresa Drumon.

Convites e Cartaz de divulgação do evento – ficou a cargo da Letícia (lê) levar o orçamento e organização de distribuição dos mesmos. No dia da presente reunião a “CEO” da casa Daniela Pilla localizou uma faixa grande de divulgação de chá da casa sem data e que pode ser reaproveitada. A Luciana Giannotti se ofereceu em confeccionar cartolina com data para colocar na referida faixa. Desta forma restam apenas convites a ser distribuídos nas residências e condomínios próximos a Casa da Volta do Campo.

Tecidos para as mesas locadas – com a finalidade de baixar o custo do aluguel das mesas para o evento, a cotação destes tecidos ficou a cargo de Sidamayá (Sida).

Decoração do bingo – cortar revistas e jornais em forma de bandeirinhas de são João, ficou a cargo da Fabiola (fabi) e da Sida e provavelmente de algumas crianças da evangelização.

Levantamento de Louças do IBACEMA para o chá – ficou a cargo de Rogério e Daniela Pilla. No mesmo dia da presente reunião foi feito levantamento das xícaras, pires e pratos para salgados, Daniela esta com o rascunho do levantamento para levar na próxima reunião.

Premiação para o bingo – ficaram com a responsabilidade de conseguir brindes para o bingo as seguintes pessoas: Rosangela D Ávila, Daniela Pilla, Geórgia, Luciana e Rogério Matheus. Os brindes podem ser desde utensílios, cestas com produtos, garrafas térmicas e até descontos ou vales em lojas de salgados e salões de belezas ou o que a imaginação mandar...

Aquisição de mais colaboradores para o evento – arrumação de brechó requer tempo e grande quantidade de pessoas, bem como colaboração para o próprio dia do evento. Para esta tarefa ficou a Daniela Pilla fazer a convocação via watzap nos grupos da casa ou pessoalmente.

OBS: as datas para organização e separação das roupas do brechó serão nos dias 11, 18 e 25/06 sempre aos sábado pela manhã a partir das 9hs (combinar com a Sra. Maria Helena)

Permissão para o uso das dependências da Casa para o evento – a ser acertado em uma reunião com o presidente da casa ( dia 04/11/2016), bem como guardar os bancos da espera da Umbanda para dentro do congá.

DIA DAS CRIANÇAS (08/10/2016): Evento que visa lembrar a data das crianças que freqüentam a nossa evangelização. Neste dia será aula normal de evangelização com piquenique em que pais e alunos e evangelizadores participam juntos (piquenique a ser realizado no pátio da casa se não houver chuva).

Itens a serem observados para este evento:

Lanche do piquenique- será combinado com os pais para trazerem lanches para este dia

Pratos, talheres e copos descartáveis – a ser combinado em reunião prévia.

ENCERRAMENTO DA EVANGELIZAÇÃO + NATAL EVANGELIZAÇÃO (05/11/2016): Festinha de encerramento e natal da evangelização, com direito a pula-pula, piscina de bolinhas,  encenação natalina e sugestão de show do grupo Evangelizar é Amar.

Itens a serem observados para este evento:

- Para o Show do Evangelizar é Amar, o contato e agendamento para a data ficou a cargo de Luciana Gianotti. Questão de custos a ser debatido em reunião prévia.

Aquisição de kit de festa (piscina de bolinha, pula-pula)- orçamento a ser levantado por Fabíola (previamente o custo do kit completo esta estimado em R$ 350,00)

- colaboração de lanches por parte dos pais a ser combinado em reunião prévia.

GALETO BENEFICENTE PARA ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES DA CASA (10/12/2016): Objetivo de levantar renda para a casa e integração de sócios, colaboradores e freqüentadores da casa.

Itens a serem observados para este evento: será discutido em reunião prévia.

Ata da Reunião de 15 de maio de 2017.

Presentes na reunião:

Luciana Giannotti

Daniela Pilla

Eduardo Miranda

Fabíola Martins

Rosangela D'Avila

Raisson D'Avila

Georgia Dallenogare

Esclarecidos e estabelecidos os seguintes pontos:

1)     A abertura será iniciada sempre pelo folclore as 14:15hs, seus ensaios já poderão ser na sala para que as crianças ensaiem tb se quiserem. Sendo eles responsáveis pela apresentação dos professores tb. Assim os evangelizadores terão mais alguns minutos para organizarem-se, mas farão o possível para encontrem-se na sala as 14:15hs e auxiliar a ordem das crianças: Comentamos que a exploração dos instrumentos musicais pelas crianças foi fantástica e poderá ser incentivada essa colaboração dos alunos grandes e pequenos, um por sábado, estimulando sua participação.

2)      Os relatórios seguirão um modelo a ser preenchido, pois sua diversidade está esbarrando na falta de conteúdo, por exemplo o nome do livro utilizado para pesquisa. Os objetivos gerais dos relatórios são:

a)     Manter um registro da aula desenvolvida com a turma.

b)     Ressaltar os pontos de sucesso e as atividades sem adesão.

c)     Registras os Evangelizadores que a fizeram.

d)     Manter um registro adequado do material para que esta possa ser repetida nos anos subsequentes para as próximas turmas. Ou seja, materiais utilizados devem ser registrados adequadamente ou anexados ao material utilizado.

e)     Registrar intercorrências importantes a serem compartilhadas com os outros evangelizadores da mesma turma.

f)      Modelo abaixo n1.

3)     O mural instalado na sala da evangelização, conterá a escala de aulas, em caso de problemas com datas, favor adequarem-se com antecedência.

4)     As Escalas são feitas para facilitarem a rotatividade dos Evangelizadores, gostaríamos que todos apresentassem até o próximo sábado seus auxiliares se houver necessidade destes: Neste ponto esta semana entraremos em contado com duas alunas do primeiro ano que ficaram interessadas em auxiliar, que se revezarão como na turma A. A turma B não vê necessidade de auxiliares por enquanto e o Maternal já estará providenciando alguém para próxima semana.

5)     Os materiais necessários as aulas devem ser solicitados com certa antecedência p serem providenciados adequadamente, ou o evangelizador pode compra-lo e apresentar a nota fiscal adequada p ser cobrada da tesouraria. Sempre que possível, optem pelas doações dos mesmos solicitando aos grupos do watss.

6)     Temos a intensão de montarmos um evento único para obtermos caixa para evangelização, que pode ser ou não com parceria com a equipe da casa. Sugestões o quanto antes precisam ser exploradas, por favor, peço a colaboração de todos. Ex: Chá, Pizza, feira de artesanato, feira de comidas regionais, tarde do chimarrão, manhã de integração (yoga, almoço, brinquedos): Neste ponto ficou decidido que no próximo sábado, dia 21 de maio, faremos uma reunião da Evangelização p estruturação de idéias, datas e possibilidades de um evento, no qual elaboraremos um projeto adequado as necessidades e apresentaremos a direção da casa no momento adequado.

7)     Gostaria que todos lembrassem que em dias bons de sol ou brisa podemos montar estruturas de aula no quintal da casa, a mudança de ambiente e a integração de atividades diferentes é importante em todas as idades, inclusive dos maiores, algo frisado e retomado com razão pela Evangelizadora Cristina Simoes em e-mail.

8)     Pedimos também atenção aos Evangelizadores com o tratamento dos alunos, principalmente os maiores, quanto a utilização de palavras no diminutivo como amiguinhos”, etc... Eles não gostam.

9)     O Portão: os evangelizadores que não estiverem presidindo as aulas, deverão ficar atentos quanto a entrada e saída das pessoas. O portão deverá ser aberto e trancado a cada entrada. A chave da Tatiana não deverá ficar com a Tamires, fiquem atentos a isso. São necessárias duas voltas na chave para que este esteja realmente fechado.

10)   Foi colocado que no ano de 2017 teremos a possibilidade de abrirmos uma Evangelização direcionada a gestantes e Bebês até 1 ano. O projeto será elaborado a partir de julho deste ano, pela Luciana Giannotti e a uma nova voluntária Sabrina. Ele será apresentado assim que estiver pronto a direção da casa para avaliação.

11)  Foi levantada a questão de pensarmos em ajudar a casa com uma equipe mais efetiva de divulgação  para as atividades nela realizadas, reforçando a necessidade do entrosamento e participação do publico que a frequenta em todos os dias da semana. Devemos estimular a parceria e o trabalho para que a casa cresça e retome seu desenvolvimento. Precisamos de voluntários e pessoas interessadas em abraçar a casa e  retomarmos as divulgações da evangelização em todos os trabalhos.  Também foi comentada a necessidade de haver um trabalho mais direcionado a receptividade do publico em geral, pois quem sente-se acolhido é mais facilmente estimulado a abraçar a causa e ingressar efetivamente na casa.

12)   Foi conversado também a necessidade de obtermos informações dos valores em caixa disponíveis da evangelização, os quais devem ser obtidos com a Sassa. Com base no que temos, faremos uma prospecção do necessário para nossa festa de encerramento da evangelização, e teremos idéia do que será nosso objetivo de arrecadação no evento precedente.

13)   Foram levados a reunião pela conselheira Daniella Pilla, alguns pontos do Evangelizador Rogério, que não pode estar conosco nesta reunião:

-        Os links enviados serão repassados as meninas do maternal, lembrando que já há um programa a ser seguido em 2016 que já foi elaborado e já está sendo cumprido.

-        Quanto aos dias, temos muito poucos sábados p o desenvolvimento do temário, no calendário da Evangelização está incluso o dia 28/5.  Podemos retomar o assunto dia 21 se necessário, sondando as famílias.

-        Os assuntos no calendário estão sim explícitos, pois são os mesmo para ambas as turmas. É importantes evidenciarmos que o site  passatemo espirita é uma forma de nos guiarmos, porém as aulas deverão ser pesquisadas em todas as fontes disponíveis para o evangelizador, para que as reuniões não se tornem maçantes e sejam sempre reveladoras e criativas. Lembrem-se, o aprendizado deve ser lúdico em algum ponto da reunião, a leveza impulsiona o desejo de aprender.

-        Quanto ao evento junino, não haverá devido ao pouco tempo disponível para planejamento. Todos concordam que eventos mal divulgados não apresentam resultados favoráveis ou esperados. Discutiremos nosso evento no sábado dia 21 entre nosso grupo após a evangelização. Lembramos também que não poderemos desenvolver eventos que prejudiquem a ocorrência das aulas da Evangelização, pois temos um programa a ser cumprido.

-        Concordamos com a situação do brechó e a necessidade de limparmos  os excessos em doações, assim não teremos a yoga com esse proposito. Estamos amadurecendo a idéia com outra finalidade. E nos colocamos a disposição para auxiliarmos essa limpeza” se for o desejo da casa.

N1) Relatório:

1)     Data:

2)     Tema:

3)     Evangelizador Responsável:

4)     Roteiro realizado:

Ex: a) Relaxamento

b) Abordagem do assunto central

c)Atividade Proposta

d)Complementações

e) Encerramento com a prece final realizada por:

5)     Fontes completas de pesquisa: Bibliografia com livros, sites, revistas utilizados e especificados para os futuros ministrantes das reuniões futuras. Tb é necessário que materiais como listas de perguntas, bonecos, materiais de pintura, figuras, etc.... sejam anexados ao relatorio.

6)     Pendencias e Observações importantes: Ex: comportamentos, ocorrências, discussões, observações do alunos ou pais, etc...que devam ser de conhecimento do evangelizador da reunião seguinte.

Boa noite segue a ata da reunião do dia 24/04/2016

Presentes na reunião:

Luciana Giannotti

Rogério Matheus

Rosangela D'Avila

Raisson D'Avila

Cristina Simões

Eduardo Miranda

Etiane

Alexandra Letícia

Fabiola.

-> Foi levantada a necessidade de reorganizar a escala dos evangelizadores para colocar a Fabiola juntamente com a Alessandra na turma dos Kids. Com isso ficou definida a entrada da Tatiane na turma B no lugar da Fabiola, uma vez que a presença da Tatiane (proveniente da casa Jardim) teve aprovação pelo presidente da Casa da Volta do Campo ( Sr,Sérgio Mário Matheus).

 - > o evangelizador Eduardo Miranda apontou que em um determinado momento, os temas deverão ser revistos ou retomados em função de novos alunos no decorrer do semestre, podendo o temas serem tratados na forma de Quiz (jogo de perguntas) com o objetivo de relembrar os assuntos tratados em encontros anteriores.

-> No decorrer de nossa reunião a colaboradora Rosangela D'Avila, apresentou um projeto a ser trabalhado no dia 07/05/2016 com temática voltada para o dia das mães cuja data se comemora no dia 08/05/2016. Em debate entre os membros da reunião, ficou decidido que o assunto deva ser trabalhado de forma mais sucinta para não fugir das temáticas de aulas propostas no projeto pedagógico da evangelização. Porém conforme orientação e sugestão de Luciana Giannotti o tema proposto pode ser trabalhado durante o período do folclore para não passar "em branco" a lembrança da data festiva no encontro do dia 07/05 a ser combinado e trabalhado pela equipe de folclore.

-> no final da reunião, foram propostos os trabalhos dos três próximos encontros entre as duplas de evangelizadores conforme a escala pré determinada.

- > ainda no final ficaram assuntos pendentes a serem trabalhados na próxima reunião : proposta de aquisição de um Data Show para a casa ( a ser discutido como presidente da casa), Evento para o dia das crianças ou outro evento para angariar recursos e a organização de lista de presença.